Polityka Prywatności Dynamiczna Sieć Energetyczna

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Dynamiczna Sieć Energetyczna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawami krajowymi.

Korzystając z naszych usług, strony internetowej, portali klienta, infolinii lub innych kanałów kontaktu, użytkownik akceptuje zasady opisane w niniejszej Polityce Prywatności.

2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest: Dynamiczna Sieć Energetyczna (Spółka działająca w sektorze energetycznym na terytorium Polski).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami:

• pocztą tradycyjną: na adres siedziby Spółki z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”,
• pocztą elektroniczną: na dedykowany adres e‑mail ds. ochrony danych (jeśli jest udostępniony na naszej stronie internetowej),
• przez formularze kontaktowe lub konto klienta, jeśli są udostępnione.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych W zależności od relacji z nami (np. klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, kandydat do pracy) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) Dane identyfikacyjne:

   • imię, nazwisko,
   • numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny, jeśli wymagają tego przepisy prawa,
   • seria i numer dokumentu tożsamości (wyłącznie, jeśli jest to niezbędne i zgodne z prawem),
   • nazwa firmy, NIP, REGON – w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą. 2) Dane kontaktowe:
   • adres zamieszkania lub siedziby,
   • adres do korespondencji,
   • adres e‑mail,
   • numer telefonu. 3) Dane dotyczące świadczenia usług energetycznych:
   • adres punktu poboru energii,
   • numer PPE lub inne identyfikatory techniczne,
   • informacje o zużyciu energii (odczyty liczników, profile zużycia),
   • dane dotyczące przyłączeń, awarii, zgłoszeń serwisowych,
   • dane związane z rozliczeniami (faktury, płatności, należności). 4) Dane wymagane przepisami prawa energetycznego i podatkowego:
   • dane niezbędne do wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji księgowej i raportowania do odpowiednich organów. 5) Dane związane z komunikacją i obsługą klienta:
   • treść korespondencji (e‑mail, formularze, pisma),
   • nagrania rozmów telefonicznych z infolinią (jeżeli jest ona nagrywana – zgodnie z informacją przekazywaną na początku rozmowy),
   • dane zgłoszeń reklamacyjnych, wniosków, zapytań. 6) Dane rekrutacyjne (dla kandydatów do pracy):
   • dane zawarte w CV lub liście motywacyjnym,
   • informacje przekazywane w trakcie procesu rekrutacji. 7) Dane zbierane automatycznie przy korzystaniu ze strony internetowej:
   • adres IP,
   • dane o urządzeniu i przeglądarce,
   • pliki cookies i podobne technologie (szczegóły w sekcji o cookies),
   • dane statystyczne i analityczne dotyczące sposobu korzystania z naszych serwisów.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz w oparciu o właściwą podstawę prawną.

1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Przetwarzamy dane w celu:

• zawarcia, realizacji i rozliczenia umów dotyczących dostaw energii, usług dystrybucji lub innych usług powiązanych,
• obsługi konta klienta w naszych systemach (jeśli jest dostępne),
• obsługi zgłoszeń serwisowych, awarii, przyłączeń i innych czynności eksploatacyjnych,
• wystawiania i doręczania faktur, not oraz innych dokumentów rozliczeniowych.

2) Obowiązki prawne ciążące na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) Dane przetwarzamy w celu:

• wypełniania obowiązków wynikających z prawa energetycznego oraz przepisów wykonawczych,
• wywiązywania się z obowiązków podatkowych i księgowych (np. przechowywanie dokumentów księgowych),
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości, archiwizacji, ochronie konsumentów,
• realizacji obowiązków sprawozdawczych wobec organów regulacyjnych i administracji publicznej.

3) Prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) W oparciu o nasz uzasadniony interes możemy przetwarzać dane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, sieci energetycznej, urządzeń oraz innych zasobów,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (w tym windykacji należności),
• prowadzenia wewnętrznych analiz, statystyk, raportów biznesowych związanych z działalnością energetyczną,
• doskonalenia jakości naszych usług i obsługi klienta,
• prowadzenia podstawowego marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług (np. wysyłanie informacji o aktualnych ofertach do obecnych klientów w dopuszczalnym przez prawo zakresie),
• zapobiegania nadużyciom i oszustwom (np. monitorowanie zgłoszeń, analiza transakcji).

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) Na podstawie zgody możemy przetwarzać dane w celach:

• prowadzenia marketingu bezpośredniego w szerszym zakresie, w tym przesyłania ofert i informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• udziału w programach lojalnościowych, konkursach, akcjach promocyjnych,
• przekazywania danych wybranym partnerom handlowym,
• przetwarzania danych rekrutacyjnych wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa pracy, a także przechowywania dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Wyrażoną zgodę można w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5) Ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. d RODO) W wyjątkowych sytuacjach możemy przetwarzać dane, gdy jest to niezbędne do ochrony życia lub zdrowia (np. przy zgłaszaniu zagrożeń związanych z infrastrukturą energetyczną).

5. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji określonych celów, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. W szczególności:

   • dane związane z wykonaniem umowy – przez cały okres trwania umowy i rozliczeń, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
   • dane przetwarzane na podstawie obowiązków prawnych – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. archiwizacja dokumentów księgowych),
   • dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub do realizacji tego interesu, chyba że dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane (chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania),
   • dane rekrutacyjne – przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści zgody lub do jej wycofania.

6. Odbiorcy danych osobowych Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Spółki oraz podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych lub którym przekazanie danych wynika z przepisów prawa.

Dane mogą być przekazywane w szczególności do:

• podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi: informatyczne, telekomunikacyjne, serwisowe, księgowe, prawne, doradcze, windykacyjne, kurierskie, pocztowe,
• operatorów systemów dystrybucyjnych, operatorów systemów przesyłowych i innych uczestników rynku energii – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z prawa energetycznego,
• banków, instytucji płatniczych, ubezpieczycieli – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności i zabezpieczenia wierzytelności,
• organów administracji publicznej, sądów, organów regulacyjnych i nadzorczych – jeśli wynika to z przepisów prawa lub jest to niezbędne do ochrony naszych praw,
• partnerów biznesowych – w uzasadnionym zakresie, np. w ramach wspólnych projektów lub ofert, o ile jest to zgodne z przepisami prawa i – gdy wymagane – odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania środków bezpieczeństwa wymaganych przez prawo.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe przetwarzamy na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach przekazanie danych do państwa trzeciego (poza EOG) okaże się niezbędne, będzie się ono odbywać wyłącznie zgodnie z wymogami RODO, w szczególności:

   • na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, lub
   • z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń. W takich przypadkach zapewniamy możliwość uzyskania kopii zastosowanych zabezpieczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa, realizowane zgodnie z RODO i przepisami krajowymi:

1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) Można uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy dane, a także informacje o celach, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania oraz kopię danych.

2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) Można żądać poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.

3) Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO) Można żądać usunięcia danych, jeżeli:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• zgoda została wycofana, a brak innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wniesiono sprzeciw wobec przetwarzania i nie istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego. Prawo to może być ograniczone w zakresie, w jakim dalsze przechowywanie danych jest wymagane przepisami prawa.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) Można żądać ograniczenia przetwarzania, gdy:

• kwestionowana jest prawidłowość danych,
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lecz osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu,
• dane nie są już potrzebne administratorowi, ale są potrzebne osobie, której dane dotyczą, do dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wniesiono sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu rozstrzygnięcia.

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) Można otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądać przesłania tych danych innemu administratorowi – o ile jest to technicznie możliwe, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

6) Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego. W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie będą już przetwarzane w tym celu.

7) Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, można ją w dowolnym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

8) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) Osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z nami za pomocą kanałów wskazanych w części dotyczącej administratora danych.

9. Pliki cookies i technologie podobne Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, dostosowania treści do preferencji użytkowników, prowadzenia statystyk oraz ulepszania usług.

1) Czym są cookies? Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, smartfon, tablet) podczas korzystania ze strony internetowej. Zazwyczaj zawierają nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania oraz unikalny identyfikator.

2) Cele wykorzystania cookies Możemy stosować:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie strony oraz korzystanie z jej funkcji,
• cookies funkcjonalne – służące do zapamiętywania preferencji użytkownika,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania ze strony i ulepszać jej funkcjonowanie,
• cookies marketingowe – jeżeli są stosowane, to w celu dostosowania treści reklamowych do zainteresowań użytkownika (zawsze zgodnie z obowiązującym prawem i – gdy wymagane – po uzyskaniu zgody użytkownika).

3) Zarządzanie cookies Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować automatyczną obsługę cookies lub usuwać istniejące pliki. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje na temat używanych plików cookies i narzędzi analitycznych mogą być przedstawione w odrębnym komunikacie lub polityce cookies na naszej stronie.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, przypadkowym uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją. W szczególności:

    • ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które go potrzebują w związku z wykonywaniem obowiązków,
    • stosujemy odpowiednie zabezpieczenia systemów informatycznych (m.in. hasła, szyfrowanie, kopie zapasowe, zapory sieciowe),
    • regularnie weryfikujemy stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowujemy je do aktualnego poziomu ryzyka oraz wymogów prawnych,
    • prowadzimy szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

11. Przetwarzanie danych dzieci Nasze usługi zasadniczo nie są kierowane do dzieci. Jeżeli wyjątkowo przetwarzamy dane dzieci, odbywa się to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z uwzględnieniem wymogów dotyczących zgody przedstawicieli ustawowych.

12. Zmiany Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w naszych procesach przetwarzania danych.

Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na naszej stronie internetowej lub udostępniana innymi odpowiednimi kanałami. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej aktualną treścią.

13. Dane kontaktowe Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych można kierować do nas z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w sekcji dotyczącej administratora danych. Odpowiemy na nie bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.